浅谈招标采购项目经理应具备的素质和要求
日期:2013-05-24  来源:
    当前,项目经理负责制已经成为招标采购领域的重要管理模式。在招标采购领域实施项目经理负责制,可以明确责任主体,缩短项目管理上的指挥层次和空间,对承接项目的安全、质量、进度、费用等关键部分控制更为具体,同时明确了招标采购环节中的目标管理,有助于各种关系的整合、协调。具体来说,一个优秀的项目经理应具备以下素质和要求:

    一、要具备高度的责任心
    在招标采购环节中,针对承接的项目,项目经理必须具备专业任职资格,熟悉招标采购的相关法律法规、业务流程。招标代理公司通过项目经理带领团队提供优质的服务赢得并维护客户。因此,项目经理必须对招标代理公司交办的项目负责,同时设定项目目标。一旦有了目标和责任心,项目经理才会把工作当成自己的份内事,为达到公司制定的目标全身心地投入到工作中。其次,按照项目承包机制的落脚点,项目经理虽然是公司指定的第一责任人,对项目管理有一定的权限,但是不能一意孤行,为所欲为,必须自觉遵守国家的法律法规和公司的规章制度与管理办法,自觉接受招标人、各个专业归口管理等部门的监督。因此,项目经理必须具备一种平和的心态,尽职尽责,扎实工作,充分调动项目部全体人员的工作积极性,团结协作,确定各项目标。充分发挥团队力量,才能推进项目有序运行。

    二、要以身作则,做好项目部人与事的管理
    项目经理作为项目部的带头人和负责人,其行为直接影响整个项目部是否能健康有序运行。如果项目经理不带头遵守各种规章制度,不按照既定的目标工作,必然形成上行下效的不良风气。具体来说,项目经理要做好对人和事的管理。
    1.要管理好人。项目经理要把握四个原则。一是坚持知人善用的原则。人才是公司最重要的资本。只有人尽其才,项目才能顺利运行。项目经理要正确评价每个人的优势和特点,并将其安排在合适的岗位上发挥作用。目标管理就是执行一种上级与下级的关系平等、尊重、依赖、支持,下级在承诺目标和被授权之后是自觉、自主和自治的管理活动。二是要加强对员工的培训。应该重视对项目人才的培养与储备。可采取师傅带徒弟、举办培训班等形式,促使新学员快速成长为骨干力量。三是从简单的事务中解放出来。项目经理作为一个管理者,要学会放手,从简单的工作中解放出来。向本项目部的人员明确提出工作目标和要求,把事情交给他们去做,培养大家共同工作的责任感。同时,项目经理要时刻关注工作进度和效果,发现问题及时纠正。四是坚持奖罚分明原则。激励是发掘人员潜能的最佳方法,是管理中的一剂“良药”。因此,公司应当采取适当的激励措施,优化奖惩制度,激发人员的竞争意识,形成“你追我赶”的局面,提升全体人员的自信心和工作干劲,同时也提高了工作效率和认同感。在目标分解过程中,明确权、责、利。这些目标环环相扣,形成协调统一的目标体系。
    2.要管理好事。一是明确承接的项目。从承接招标采购项目起,项目经理就应该按照企业的规章制度和项目特点,明确每个人的职责和目标。项目经理只要督促每个人按照目标和职责良性运行即可。另外,项目经理必须把好成本控制关,控制每一流程的费用,在办公用品配备、配合专家以及项目招待上严格按照招标投标环节的财务管理规定执行。二是开评标现场管理。项目经理最忌讳的就是工作没有头绪,主次不分,眉毛胡子一把抓。因此,从承接项目开始,项目经理就需要深入了解本次承接项目的特点,把握工作重点、难点和节点,组织制订项目招标方案和总体策划安排,有效安排各个流程的衔接,预先考虑各种风险与问题,管理好关键流程。第二,项目经理必须抓好承接项目的保密工作并严把质量关,有效管控各个流程。必须确保应急防范措施和质量责任制度到位,严格过程控制和互相交接制度,杜绝个人独霸项目、交接不畅、质量隐患和返工现象的发生。第三,项目经理在业主信誉评价、招标采购活动中要有足够的勇气和信心。只有根据既定目标合理安排流程,全面调动项目人员的工作热情,不断改进,才能取得理想的成绩。第四,项目经理要有不怕吃苦的精神,应亲自走流程,及时解决问题,及时掌控每个过程的配置是否合理,有效组织招标活动的开展。其五,项目经理要重视成果,目标管理以制定目标为起点,以目标完成情况的考核为终结。工作成果是评定目标完成程度的标准,也是人事考核和奖评的依据。在目标管理制度下,监督的成分很少,而控制目标实现的能力却很强。另外,招标投标档案资料的整理和管理也是招标投标活动的重要环节,做好承接项目的定标归档等善后工作也是考核目标管理成果的重要依据。

    三、要围绕目标,统筹协调好各方关系
    项目部是一个不可分割的整体,项目管理中仅靠项目经理一个人的智慧是行不通的。只有发挥项目部全体成员的力量,项目部才能更有执行力和战斗力,才能更好更有效地达到既定目标。因此,优秀的项目经理要统筹协调好各方关系。
    1.项目团队建设
   (1)与团队成员之间的协调。项目部所有成员之间只有明确分工,相互配合支持,才能带动全项目部各项工作的开展。项目经理与团队其他人员之间的沟通应该把握一个原则:一切以工作最终目标为中心,每位成员能做到充分尊重、信任、支持各方工作,不持偏见,不存私心,平时多交流多沟通,有问题要及时解决。
   (2)与公司领导层、其他配合部门之间的协调。项目部是招标代理公司的一个组成部分,接受公司的领导,执行公司下达的各种指令,完成公司的目标。因此,项目经理应该带头遵守公司的各项规章制度,及时向公司领导汇报工作,让公司领导和管理层能够及时了解项目各环节动态,从而给予项目部更有效的指导。公司其他配合部门的工作能力、管理水平也直接影响承接项目整体水平,因此项目经理一定要先清楚公司各个部门之间的工作内容和管理范畴,在承接项目之后及时与相关部门沟通项目信息。
    2.加强与招标人和投标人沟通
    加强与招标人的沟通,有利于提高项目的信誉评价,促进承接项目良性发展。从表面意义上看,项目经理为实现项目的目标管理,似乎与投标人的关系不大。但事实上,项目经理若能协调好与投标人的关系,将会为项目营造良好的外部环境,促使项目更顺利地完成。因此,项目经理在全面履行招标代理合同,保质保量按期完成任务的同时,应带领项目部多与招标人、投标人沟通交流,在造访招标人的同时,也可以考察中标人履约情况,做到全方位服务与管理。

    四、要具备处理突发状况和解决问题的能力
    招标采购项目在进行过程中常有突发状况发生,因此项目经理在确保流程稳步进行的同时,也要在工作中多积累应对这些风险的经验,提高解决棘手问题的能力。这些能力的不断加强,有助于项目经理更好地完成对承接项目的目标管理与控制。

    五、要加强学习
    项目经理要提升目标管理能力,胜任管理人、管理事的领导角色,就必须要不断完善自我,不但要具备行业各方面知识,具备招标师的从业技能和职业资格,还应及时掌握招标采购行业新的法律法规等规章制度,从行业案例中汲取、积累丰富经验,如此才能运筹帷幄,成为一名合格的项目经理。


    源自:《招标采购管理》     作者:高士法   张文辉      作者单位:山西电能工程招标代理有限公司